Книга: Персианов В. В., Киреева Е. З., Казакова М. Н. «Электронное офисное делопроизводство»

Учебник посвящен проблеме применения электронных офисных систем для автоматизации административного, кадрового и архивного делопроизводства в офисе. Предложенный материал предназначен для студентов, обучающихся по специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления», а также бакалавров и магистров, обучающихся по направлению подготовки 034700 «Документоведение и архивоведение».
Учебник апробирован на факультете русской филологии и документоведения Тульского государственного педагогического университета им. Л. Н. Толстого в 2012–2013 годах.

Содержание:

Введение...... 7 Раздел 1. Теоретические сведения...... 9 Глава 1. 1. Административное делопроизводство...... 9 1. 1. 1. Документоведение...... 9 1. 1. 2. Документооборот...... 11 1. 1. 3. Служба документационного обеспечения управления...... 22 Глава 1. 2. Кадровое делопроизводство...... 25 1. 2. 1. Оформление приема на работу...... 26 1. 2. 2. Документирование движения кадров...... 34 Глава 1. 3. Архивное делопроизводство...... 43 1. 3. 1. Учет документов в архивах...... 43 1. 3. 2. Использование архивных документов...... 52 1. 3. 3. Информатизация архивного делопроизводства...... 56 Глава 1. 4. Основы электронного делопроизводства...... 60 1. 4. 1. Базовые положения...... 60 1. 4. 2. Законодательная база электронного делопроизводства...... 69 1. 4. 3. Инструментальная база электронного делопроизводства...... 73 Раздел 2. Электронное административное делопроизводство...... 77 Глава 2. 1. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело»...... 77 2. 1. 1. Структура системы...... 77 2. 1. 2. Модуль «Пользователи»...... 78 2. 1. 3. Модуль «Справочники»...... 82 2. 1. 4. Модуль «Документы»...... 90 2. 1. 5. Модуль «Отчетные формы»...... 95 Глава 2. 2. Технологии электронного административного делопроизводства...... 97 2. 2. 1. Делопроизводство в Отделе повышения квалификации университета...... 97 2. 2. 2. Запуск системы «Дело». Интерфейс...... 101 2. 2. 3. Формирование организационной структуры Отдела повышения квалификации средствами справочника «Подразделения»...... 104 2. 2. 4. Организация работы сотрудников Отдела повышения квалификации средствами модуля «Пользователи»...... 108 2. 2. 5. Регистрация письма, поступившего в Отдел повышения квалификации из Министерства образования и науки РФ, средствами модуля «Документы»...... 112 2. 2. 6. Регистрация заявления, поступившего в Отдел повышения квалификации от студента, средствами модуля «Документы»...... 114 2. 2. 7. Регистрация проекта штатного расписания Отдела повышения квалификации средствами модуля «Документы»...... 116 2. 2. 8. Регистрация письма в Министерство образования и науки РФ о штатном расписании Отдела повышения квалификации средствами модуля «Документы»...... 119 2. 2. 9. Формирование отчета «Сведения о работе пользователей» для Отдела повышения квалификации средствами модуля «Отчетные формы»...... 121 2. 2. 10. Технология обработки документов в Отделе повышения квалификации...... 122 2. 2. 11. Технология работы с проектами документов в Отделе повышения квалификации...... 130 2. 2. 12. Технологии связывания, поиска и печати документов в Отделе повышения квалификации...... 136 Раздел 3. Электронное кадровое делопроизводство...... 144 Глава 3. 1. Система кадрового делопроизводства «Кадры»...... 144 3. 1. 1. Назначение системы...... 144 3. 1. 2. Ведение штатного расписания...... 145 3. 1. 3. Ведение личных карточек работников (разделы)...... 153 3. 1. 4. Ведение информации о командировках...... 162 3. 1. 5. Ведение табеля учета использования рабочего времени...... 163 3. 1. 6. Функция «Резерв» (разделы личной карточки кандидата)...... 164 3. 1. 7. Функция «Поиск»...... 166 3. 1. 8. Ведение приказов по личному составу...... 167 3. 1. 9. Функция «Удаление записей из указанной организации»...... 169 3. 1. 10. Формирование стандартных отчетов...... 170 3. 1. 11. Работа с отчетами CrystalReports...... 177 Глава 3. 2. Технологии электронного кадрового делопроизводства...... 178 3. 2. 1. Кадровое делопроизводство в Отделе повышения квалификации...... 178 3. 2. 2. Управление правами пользователя...... 180 3. 2. 3. Формирование справочника «Организации»...... 181 3. 2. 4. Загрузка и использование классификаторов в разделе «Преподаватели»...... 183 3. 2. 5. Формирование штатного расписания для Отдела повышения квалификации. Работа с процедурой Просмотр последних изменений...... 185 3. 2. 6. Формирование личной карточки нового работника Отдела повышения квалификации и работа с нею...... 189 3. 2. 7. Подготовка командировочных документов для работника Отдела повышения квалификации. Применение процедуры печати командировочных документов...... 194 3. 2. 8. Отчет «Подготовка табеля использования рабочего времени» для Отдела повышения квалификации. Применение процедур просмотра и печати табеля...... 201 3. 2. 9. Подготовка личной карточки кандидата в резерв должностей Отдела повышения квалификации. Применение основных процедур работы с карточкой...... 206 3. 2. 10. Отчет «Подготовка приказа о приеме на работу кандидата из резерва» для Учебного информационного центра. Применение основных процедур работы с карточкой приказа...... 214 3. 2. 11. Отыскание сформированных карточек для Учебного информационного центра. Применение основных процедур по работе с карточками...... 224 3. 2. 12. Подготовка отчета «Штатное расписание» для Отдела повышения квалификации...... 229 Раздел 4. Электронное архивное делопроизводство...... 233 Глава 4. 1. Система «Архивное дело»...... 233 4. 1. 1. Назначение системы...... 233 4. 1. 2. Основные определения системы...... 234 4. 1. 3. Функции системы...... 236 4. 1. 4. Составление номенклатуры дел...... 240 4. 1. 5. Формирование и оформление дел...... 243 4. 1. 6. Управление архивом...... 251 4. 1. 7. Функция «Поиск дел и документов»...... 256 4. 1. 8. Функция «Общие и личные папки»...... 260 Глава 4. 2. Технологии электронного архивного делопроизводства...... 267 4. 2. 1. Автоматизация архивного дела в Отделе повышения квалификации...... 267 4. 2. 2. Формирование структуры архива Отдела повышения квалификации средствами справочника «Фондообразователи»...... 270 4. 2. 3. Регламентация работы пользователей архива Отдела повышения квалификации средствами модуля «Пользователи»...... 273 4. 2. 4. Составление архивным работником номенклатуры дел Отдела повышения квалификации...... 275 4. 2. 5. Формирование работником ДОУ дела «Входящая документация» для Отдела повышения квалификации...... 279 4. 2. 6. Передача на архивное хранение дела «Входящая документация» для Отдела повышения квалификации...... 287 4. 2. 7. Включение в сводную архивную опись дела «Входящая документация» для Отдела повышения квалификации...... 288 4. 2. 8. Выдача во временное пользование архивного дела «Входящая документация», сформированного в Отделе повышения квалификации...... 291 4. 2. 9. Выделение к уничтожению архивного дела «Входящая документация», сформированного в Отделе повышения квалификации...... 296 4. 2. 10. Формирование и заполнение личной и общей папки для Отдела повышения квалификации...... 302 4. 2. 11. Формирование поисковых запросов для архивных объектов, подготовленных в Отделе повышения квалификации...... 310 4. 2. 12. Нахождение архивных объектов, подготовленных в Отделе повышения квалификации...... 318 Источники...... 324

Издательство: "Директ-Медиа" (2016)

ISBN: 9785447562151