Книга: Рогожин М. Ю. «Офис-мастер»

В настоящем издании рассматриваются ключевые вопросы организации делопроизводства, кадровой работы и офис-менеджмента силами одного сотрудника. Книга представляет собой комплексное практическое руководство, основанное на актуальной нормативно-методической базе и включающее, помимо рекомендаций, большое количество образцов и примеров документов.
Адресовано руководителям предприятий, их заместителям по управлению, работникам, отвечающим за ведение делопроизводства и организацию работы офиса, а также студентам, обучающимся по соответствующим специальностям.

Содержание:

Раздел I. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА...... 3 Глава 1. С чего начать: краткий курс...... 3 1. 1. Правовые и организационные основы делопроизводства...... 3 1. 2. Делегирование полномочий по организации делопроизводства. Документальное оформление назначения ответственного за делопроизводство...... 9 1. 3. Организация труда ответственного за делопроизводство...... 13 1. 3. 1. Общие вопросы организации труда ответственного за делопроизводство...... 13 1. 3. 2. Основные требования к оборудованию рабочего места ответственного за делопроизводство...... 14 1. 3. 3. Требования к микроклимату и санитарногигиеническому режиму рабочего места ответственного за делопроизводство...... 17 1. 3. 4. Требования к размещению и оборудованию рабочего места ответственного за делопроизводство...... 19 1. 3. 5. Требования к условиям труда ответственного за делопроизводство...... 24 1. 3. 6. Примерный регламент работы ответственного за делопроизводство...... 26 1. 4. Должностная инструкция ответственного за делопроизводство, порядок ее разработки...... 29 1. 5. Инструкция по делопроизводству, порядок ее разработки...... 33 Глава 2. Документооборот предприятия, его составляющие...... 36 2. 1. Сущность документооборота. Схема документооборота, порядок его разработки...... 36 2. 2. Порядок работы с входящими документами предприятия...... 39 2. 3. Порядок работы с исходящими документами предприятия...... 46 2. 4. Порядок работы с внутренними документами предприятия...... 50 Глава 3. Контроль исполнения документов...... 52 3. 1. Сущность контроля исполнения документов...... 52 3. 2. Основные направления контроля исполнения документов предприятия...... 55 Глава 4. Оперативное хранение документации предприятия...... 58 4. 1. Номенклатура дел предприятия, порядок ее разработки...... 58 4. 2. Формирование дел, порядок обращения с делами в процессе хранения...... 63 4. 3. Особенности обращения с делами (документами), содержащими сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия...... 66 4. 4. Дооформление дел...... 70 Глава 5. Архивное хранение документации предприятия...... 73 5. 1. Экспертиза ценности документов, подлежащих передаче на временное хранение...... 73 5. 2. Составление описей дел и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению...... 76 5. 3. Уничтожение дел, включенных в акты. Передача дел в архив предприятия (объединенный архив)...... 77 5. 4. Обращение с делами (документами), состоящими на временном хранении в архиве предприятия. Подготовка дел (документов) к передаче на постоянное хранение...... 79 Глава 6. Документирование деятельности предприятия...... 82 6. 1. Понятие "документация" . Примерный состав управленческой документации предприятия...... 82 6. 2. Краткая характеристика основных видов документов, образующихся в деятельности предприятия...... 86 6. 2. 1. Приказы и распоряжения по основной деятельности предприятия...... 86 6. 2. 2. Протоколы...... 87 6. 2. 3. Деловые письма...... 88 6. 2. 4. Служебные записки...... 89 6. 2. 5. Акты...... 90 6. 2. 6. Доверенности...... 91 6. 2. 7. Справки...... 93 6. 2. 8. Копии и выписки из документов...... 94 Глава 7. Требования к подготовке документов предприятия...... 95 7. 1. Требования к содержанию документов...... 95 7. 2. Требования к оформлению документов...... 97 Раздел II. ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОЙ РАБОТЫ...... 113 Глава 8. Что нужно знать руководителю о кадровой работе...... 113 8. 1. Кадровая работа на предприятии, ее цель и задачи...... 113 8. 2. Правовые и организационные основы кадровой работы...... 115 Глава 9. С чего начать: краткий курс...... 117 9. 1. Делегирование полномочий по ведению кадровой работы, их основное содержание...... 117 9. 2. Примерный состав кадровой документации...... 119 Глава 10. Наем работников...... 119 10. 1. Заявление о приеме на работу...... 119 10. 2. Трудовой договор...... 120 10. 3. Приказ о приеме на работу...... 123 Глава 11. Перевод работников на другую работу...... 124 11. 1. Заявление о переводе на другую работу...... 124 11. 2. Представление о переводе на другую работу...... 125 11. 3. Приказ о переводе на другую работу...... 126 Глава 12. Отпуска. Командировки...... 127 12. 1. Заявление о предоставлении отпуска...... 127 12. 2. Приказ о предоставлении отпуска...... 129 12. 3. Записка-расчет о предоставлении отпуска...... 130 12. 4. Служебное задание на командировку...... 130 12. 5. Приказ о направлении в командировку...... 131 12. 6. Командировочное удостоверение...... 132 Глава 13. Поощрения и взыскания...... 132 13. 1. Представление о поощрении работника...... 132 13. 2. Приказ о поощрении работника...... 133 13. 3. Акт об отказе работника от письменных объяснений в связи с нарушением трудовой дисциплины...... 135 13. 4. Приказ о дисциплинарном взыскании...... 137 Глава 14. Увольнение работников...... 138 14. 1. Приказ об увольнении...... 138 14. 2. Записка-расчет при увольнении (прекращении действия трудового договора)...... 140 Глава 15. Документация по учету труда и его оплаты...... 141 15. 1. Личная карточка...... 141 15. 2. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы...... 141 15. 3. Справки по кадрам...... 142 Глава 16. Трудовые книжки...... 142 16. 1. Порядок обращения с трудовыми книжками работников предприятия...... 142 16. 2. Оформление трудовой книжки при поступлении работника на работу...... 144 16. 3. Ведение трудовой книжки работника...... 145 16. 4. Внесение изменений в записи, ранее совершенные в трудовой книжке...... 148 16. 5. Оформление вкладыша в трудовую книжку...... 149 16. 6. Оформление дубликата трудовой книжки...... 149 16. 7. Выдача трудовой книжки при увольнении работника...... 149 16. 8. Ведение документации по учету движения бланков трудовых книжек и вкладышей в них...... 150 Раздел III. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОФИСА...... 151 Глава 17. Что нужно знать руководителю об офис-менеджменте...... 151 Глава 18. С чего начать: краткий курс...... 153 Глава 19. Организация эксплуатации офиса...... 153 19. 1. Общие вопросы организации эксплуатации офиса...... 153 19. 2. Организация технического обслуживания офиса...... 154 19. 3. Организация текущего ремонта офисных помещений...... 161 19. 3. 1. Общие вопросы организации текущего ремонта...... 161 19. 3. 2. Организация текущего ремонта с привлечением подрядчика...... 164 19. 3. 3. Организация текущего ремонта силами и средствами предприятия...... 165 Глава 20. Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками...... 167 Глава 21. Жизнеобеспечение офисной деятельности...... 167 21. 1. Организация обеспечения офиса товарами повседневного назначения и длительного пользования...... 167 21. 2. Оказание неотложной помощи в офисе...... 171 21. 3. Обеспечение пожарной безопасности офиса...... 172 Глава 22. Инвентаризация офисного хозяйства...... 172 22. 1. Общие вопросы организации инвентаризации офисного хозяйства...... 172 22. 2. Организация инвентаризации...... 174 22. 3. Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств...... 178 22. 3. 1. Инвентаризация товарно-материальных ценностей предприятия...... 178 22. 3. 2. Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности...... 179 22. 3. 3. Инвентаризация расчетов предприятия с банками и иными кредитными учреждениями...... 179 ПРИЛОЖЕНИЯ...... 181 Приложение 1. Примерный перечень нормативных правовых актов по делопроизводству (документационному обеспечению управления (ДОУ))...... 183 Приложение 2. Примерное положение о службе документационного обеспечения управления...... 185 Приложение 3. Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ...... 192 Приложение 4. Штатное расписание...... 194 Приложение 5. Общеотраслевые квалификационные характеристики»должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях...... 195 Приложение 6. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу...... 204 Приложение 7. Примерная форма трудового договора (контракта)...... 206 Приложение 8. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу...... 209 Приложение 9. Пример приказа о распределении полномочий между членами руководства предприятия...... 210 Приложение 10. Пример продольного бланка должностной инструкции...... 212 Приложение 11. Пример углового бланка должностной инструкции...... 213 Приложение 12. Примерный текст должностной инструкции документоведа - ответственного за делопроизводство...... 214 Приложение 13. Форма номенклатуры дел организации...... 219 Приложение 14. Примерная структура номенклатуры дел предприятия...... 220 Приложение 15. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения...... 238 Приложение 16. Карта-заместитель дела...... 239 Приложение 17. Акт о выдаче дел во временное пользование...... 240 Приложение 18. План основных мероприятий по обеспечению сохранности сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия (КТП)...... 243 Приложение 19. Лист-заверитель дела...... 246 Приложение 20. Внутренняя опись документов дела...... 247 Приложение 21. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения...... 248 Приложение 22. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению...... 250 Приложение 23. Лист использования документов...... 252 Приложение 24. Форма книги выдачи дел из хранилища...... 253 Приложение 25. Акт проверки, наличия и состояния дел...... 254 Приложение 26. Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив...... 257 Приложение 27. Образец оформления приказа...... 259 Приложение 28. Образец оформления распоряжения...... 260 Приложение 29. Образец оформления протокола...... 261 Приложение 30. Пример оформления делового письма...... 262 Приложение 31. Пример оформления служебной записки...... 263 Приложение 32. Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы...... 264 Приложение 33. Примерная форма генеральной доверенности на управление имуществом...... 267 Приложение 34. Справка об объеме документооборота...... 269 Приложение 35. Пример оформления копии распоряжения...... 270 Приложение 36. Примерная форма выписки из устава юридического лица...... 272 Приложение 37. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать...... 273 Приложение 38. Акт о списании бланков предприятия...... 275 Приложение 39. Пример заявления о приеме на работу...... 276 Приложение 40. Пример заявления о переводе на другую работу...... 277 Приложение 41. Представление о переводе на другую работу в порядке продвижения по должности...... 278 Приложение 42. Пример заявления о предоставлении отпуска...... 279 Приложение 43. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику...... 280 Приложение 44. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику...... 282 Приложение 45. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении...... 285 Приложение 46. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку...... 287 Приложение 47. Командировочное удостоверение...... 289 Приложение 48. Представление о награждении...... 291 Приложение 49. Приказ (распоряжение) о поощрении работника...... 292 Приложение 50. Пример акта об отказе работника от письменных объяснений...... 293 Приложение 51. Пример приказа о дисциплинарном взыскании...... 294 Приложение 52. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)...... 296 Приложение 53. Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)...... 297 Приложение 54. Пример справки о трудовом стаже...... 299 Приложение 55. Трудовая книжка...... 300 Приложение 56. Вкладыш в трудовую книжку...... 303 Приложение 57. Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее...... 304 Приложение 58. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них...... 305 Приложение 59. Примерный договор на предоставление коммунальных и эксплуатационных услуг...... 306 Приложение 60. Примерный договор финансового лизинга движимого имущества...... 314 Приложение 61. Договор на сдачу в аренду нежилых помещений...... 324 Приложение 62. Примерный текст Инструкции по пожарной безопасности...... 334 Приложение 63. Пример приказа о дополнительных мерах по обеспечению пожаробезопасных условий эксплуатации объектов...... 339 Приложение 64. Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации...... 343

Издательство: "Директ-Медиа" (2014)

ISBN: 9785447515829